Auf Airtable verwalten wir alles rund um die Ausgaben, Treffen und den Podcast. Hier steht alles, was für die Redakteure zur aktuellen Ausgabe, den vergangenen Treffen oder der aktuellen Podcastfolge wissenswert sein könnte. Zusätzlich verwalten wir hierüber auch die Finanzen und die Redaktionsliste.
Im Folgenden werde ich die Funktion und den Aufbau aller Bases in unserem Airtable-Workspace beschreiben.
Tipp: Es empfiehlt sich stark, die Airtable-Dokumentation gelesen zu haben (und ggf. ein grundlegendes Verständnis von relationalen Datenbanksystemen – a.k.a. das Zeug, was man in Info über Datenbanken lernt – zu haben), sonst versteht man vielleicht Teile von dieser Seite nicht ganz.
Redaktion
In dieser Base finden sich Redaktionslisten aus den jeweiligen Schuljahren. Die Spalten sind relativ selbsterklärend: Es gibt den Namen, die Klasse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und die Rollen.
Wenn man eine neue Tabelle für das jeweilige Schuljahr erstellt, empfiehlt es sich, die alte einfach zu duplizieren und dann Namen und Inhalt der Tabelle anzupassen – so spart man sich am meisten Zeit und behält all die schönen Features für die Kategorisierung, die ich eingebaut habe :)
Zitate
Das ist einfach eine große Liste an Lehrerzitaten. Hier werden die Zitate vom Admin-Panel auf zitate.3etagenleben.de vom Techniker regelmäßig eingefügt. Mehr ist es nicht, das ist mit die simpelste Base des ganzen Workspace.
Buchhaltung
Die Buchhaltung besteht aus zwei Tabellen: einer für die Einnahmen und Ausgaben (die gleicht der Münzmeister regelmäßig mit dem reellen Kontostand, erfragt bei Herr Büssow, ab) und einer für Werbepartner (die wird aber im Moment nicht wirklich gepflegt und enthält veraltete Informationen).
Layout
Hier stehen alle Layoutpläne für die Ausgaben. Die wird dem Layout überlassen, deswegen habe ich hier nichts weiter dazu stehen.
Podcast
Diese Base ist wiederum etwas umfangreicher als die letzten drei (deswegen habe ich auch mit der Redaktion, den Zitaten und der Buchhaltung angefangen: um dich noch nicht zu früh abzuschrecken). Sie besteht aus drei Tabellen: den Folgen, Themen und Arten von Folgen.
In der Tabelle für die Folgen findet man, wie der Name schon sagt, eine Liste an Podcast-Folgen, mitsamt Name der Folge (meistens ist das einfach das Wort “Folge”, gefolgt von einer Zahl), Notizen, Aufnehmenden (wer für die Folge Audioclips von sich/von anderen aufnimmt), dem Status, der Art (darauf komm ich gleich nochmal genauer zu sprechen) und den Themen. Die letzten zwei Spalten sind besonders, weil sie auf Elemente aus den beiden anderen Tabellen verweisen.
Die Themen-Tabelle enthält, wer hätte’s gedacht, Themen. Zu so einem Thema gehört ein Name, ggf. ein paar Notizen, die Liste an Zuständigen, der Status und zu welchen Formaten es passt. Letzteres ist wiederum ein Verweiß auf die letzte Tabelle.
Die letzte Tabelle enthält die Arten von Folgen. Zu der müssen eigentlich nicht wirklich neue Sachen hinzugefügt werden, außer das Podcast-Team entscheidet sich, ein neues Format an Folgen zu produzieren. Jede Art einer Folge hat einen Namen und ein paar Notizen über die möglichen Inhalte bzw. das Format, in dem die Folgen dieser Art produziert werden.
Artikel
Der Endgegner kommt zum Schluss – in diese Base habe ich mit Abstand am meisten Zeit reingesteckt und dementsprechend enthält sie auch das meiste Zeug.
Die erste Tabelle (Artikel) ist eine Liste an Artikeln. Zu jedem Artikel sind hier der Name, die Art des Artikels, ggf. ein paar Notizen, ggf. die zugewiesenen Personen, der Status, das Format (ob in einer Ausgabe oder auf der Webseite) und die Ausgaben, in denen der Artikel vorkommt (falls es kein Artikel für Online ist), eingetragen. Letzteres ist wieder ein Verweis auf eine andere Tabelle.
Diese andere Tabelle ist die nächste: Die Ausgaben-Tabelle. Hier gibt’s – wer hätte es gedacht – Ausgaben! Hier drin stehen die Nummern der Ausgabe und die Liste der Artikel in der Ausgabe. Ich empfehle stark, beim Hinzufügen neuer Ausgaben nur die Ausgabennummer einzutragen und alles Andere über die anderen Tabellen zu machen, sonst kann es sein, dass man was kaputt macht, was mich sehr traurig machen würde :(
Die nächste Tabelle hat nichts mit den beiden vorherigen zu tun (sie ist aber trotzdem in dieser Base wegen Interfaces – mehr dazu aber später): Hier stehen die zuständigen für die Verkäufe in den Hofpausen. Mehr ist es nicht.
Zuletzt gibt’s noch zwei versteckte Tabellen: Die für die Treffen und die für die Zeitplanung. Die Treffen-Tabelle sollte man im Normalfall nicht manuell anfassen, da wird alles über das Interface geregelt. Über die Zeitplanungs-Tabelle werden die Deadlines für die verschiedenen Phasen der Ausgabenproduktion festgelegt. Die muss manuell aktualisiert werden, dabei ist das Format der eingetragenen Reihen sehr wichtig:
Für jede Phase jeder Ausgabe des Jahres muss eine Reihe existieren, der auch in der Concept-Spalte die richtige Ausgabe zugeordnet werden muss. In der “Ausgabe d. Jahres”-Spalte muss die Zahl für jede der Phasen stimmen: Für die erste Ausgabe des Jahres muss diese Zahl bei allen Phasen dieser Ausgabe 1 sein, für die zweite Ausgabe 2 usw. Das Feld ist aber ein Formelfeld und wird demnach automatisch berechnet. Wie sorgt man also dafür, dass da auch das Richtige rauskommt? Dafür gibt’s ein verstecktes Nummernfeld! Das sollte mit jeder Phase von jeder Ausgabe des Jahres hochzählen (sollte also von 1 bis 24 gehen, weil man 6 Phasen je Ausgabe und 4 Ausgaben hat). Der geplante Arbeitsstart und die Deadline können dann vom Ausgabenmanagement eingetragen werden. Die anderen versteckten Felder können auch ignoriert werden, die sind nur für das Interface. Apropos…
Die Interfaces
Über die Interfaces habe ich Übersichten für die Artikel, Ausgaben, Treffensprotokolle und Podcastfolgen erstellt. Darüber erstellt man Protokolle für neue Treffen, sieht sich den Status der aktuellen Ausgabe und der aktuellen Artikel an, kann sehen, wer wann verkaufen muss und kann den Status des Podcasts sehen. Editiert werden müssen die eigentlich nie (außer der Techniker will mal was hinzufügen, aber ich glaube ehrlich gesagt nicht, dass irgendwer nach mir verrückt genug ist, um das freiwillig machen zu wollen).
Sollte aber wirklich Bedarf zum Editieren bestehen, empfehle ich zwei Sachen: Zum einen sollte man die Airtable-Dokumentation gelesen haben (oder durch anderweitiges Lernen verstehen, wie Airtable funktioniert). Zum anderen ist es sehr schlau, sich seinen eigenen Workspace zu erstellen, um Sachen auszutesten. So kann man nichts wichtiges kaputt machen und seine Ideen austesten, bevor man sie umsetzt. Wie so ziemlich jeder Programmierer sagen würde: Don’t test in production!